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    备用金管理制度

    发布时间:2020-06-15 15:27:14   浏览量:

    篇一:备用金管理制度

    一、

    目的

    备用金管理制度

    人 力 行 政 中 心

    ****年**月

    为了加强公司各部门备用金的管理,提高资金利用效率,有效控制资金占用,特制定本制度。但必须做到专款专用,专人专账管理,不得挪用和贪污,一经发现严肃处理。 二、

    范围

    是各部门人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费、搬运、货运、临时网费及日常性费用之类的借用款项。 三、

    职责

    1、由财务中心门负责备用金的审核、发放和收回;

    2、由各有关部门负责人负责备用金发放的初审及协助备用金的收回; 3、由总经理负责备用金的审批。 四、

    备用金分类

    为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备

    用金三种:

    1、 定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金,具有时间长、比较固定的特

    点;

    2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金, 具有一次性、时间较短的特点; 3、出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金,具有金额较大、流转快的特点,一

    般不超过规定限额。

    五、

    管理要求:

    1、备用金帐户由专人负责,实行专帐管理。各部门需将备用金帐户管理人员的情况报

    财务中心备案;

    2、备用金管理员及时做好备用金帐户的收支记录,备用金帐户按季度结清,备用金管

    理员应于每季度10号前将收支情况以电子报表形式报公司财务中心;

    3、公司财务中心有权对各部门的备用金帐户进行不定期清查,备用金的支出要严格遵

    守公司的制度,不得出现白条抵帐,未经同意任何人无权转借备用金;

    4、定额备用金每年为一次周转期,即年底收回备用金,备用金归还后如需要继续借用,

    其借款审批手续需重新办理。

    六、

    备用金的使用程序:

    1、定额备用金和临时备用金的使用:

    1) 借款部门填写《备用金申请表》——部门经理签字——中心负责人签字——财务

    中心核签备用金额度——总经理审批——会计记帐——出纳审核付款; 2) 各部门内部使用备用金,备用金专管员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原

    借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款;

    3) 备用金专管员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备

    用金登记簿,记录各种零星支出,每季度10号前备用金专管员汇总清理备用金帐户,并将备用金帐户的收支情况报财务中心备查;

    4) 借用备用金的人员应及时冲账,对无故拖延者,备用金专管员发出催办通知后还

    不办理者,备用金专管员可通知财务中心将从下月起直接从借款人工资中抵扣。 5) 定额备用金配备表:

    2、出纳备用金的使用:

    1) 出纳填写《备用金申请表》——财务经理审核——总经理审核——执行董事审批,

    填写基本户银行支票(或网上银行转帐提现)——会计根据相关票据记帐。 2) 出纳备用金必须注意安全第一原则,有专用保险柜存放现金,并且存放地点符合

    公安、公司安全管理原则。

    3) 保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额,特殊情况下的大额存放,必须及时向

    财务经理,以便采取相应的安全措施。4) 出纳备用金必须日清月结,每天核对帐实数据。

    5) 出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员,财务中心经理负管理责任。 3、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的,必须办理变更手续,变更

    方法采用借还两条线,即原责任人办理还款,新责任人办理借款。

    4、备用金的申请必须严格遵守公司的管理制度,由部门提出申请,经部门负责人、中

    心负责人审核,财务中心核准,公司总经理审批后,方能划入指定帐户或领取现金; 5、上年度备用金帐户没有结清的,不能申请下年度的备用金。

    七、 其他相关规定:

    1、从事工作未满一年其出差借款不作为备用金,仅作为暂借款,在结算时由财务中心

    负责收回;

    2、备用金借款的员工一旦离开公司或调离岗位,应在离开或调离之前还清备用金。部

    门负责人有义务及时财务中心清帐,否则,造成的损失由相关部门负责。若无法归还且造成经济损失的,借款人承担相应的法律责任;

    3、使用备用金人员应及时办理结算手续,公司将不定期地对备用金私用现象进行检查,

    促使备用金处于正常状态。

    八、 惩罚

    1、出纳在审批手续不全情况下借支备用金的,按借支金额10%处罚,情节严重者直接除

    名并追究其法律责任;

    2、到期临时备用金借款未及时收回的,也无法提供其他特批书面报告的,每发现一笔,

    对出纳扣罚100元;

    3、对于超过周转期还不能足额归还备用金的,财务中心有权在工资中扣除,并对未归

    还部分按月利率1%计算利息,计息日期从借款之日起计算;因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的,必须提出书面报告,并经中心负责人审核,总经理批准后免于罚息,提交财务中心备案;

    4、财务中心负责人负责对备用金定期盘点(一个月不少于一次),对因未及时盘点而出

    现的损失承担连带责任;备用金盘点损失,一律由责任人赔偿;

    5、若借款人拒不归还(超过归还时间一个星期),由出纳提出申请经批准后,告知人力

    篇二:备用金管理制度

    备用金管理制度

    为了防止资金流失,加强资金管理,提高工作效率,现就公司备用金管理规定如下:

    一、备用金分类

    备用金是为保证日常临零支付而单独储备的现金。根据公司开展业务的需要,备用金分定额备用金、临时备用金两种。

    1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金,具有时间长、比较固定的特点。定额备用金一般在年初借入,年末结账前结清。

    2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金, 具有一次性、时间较短的特点。临时备用金一般需于当月及时归还或报账冲销。

    二、备用金借支、归还手续

    1、定额备用金和临时备用金的借支、归还手续

    (1)借支:借款人填写《借款单》—部门负责人签字—财务经理审核—财务总监审核—董事长审批—出纳审核付款—会计记帐。

    (2)会计核算设置科目:“其他应收款—定额备用金—部门/姓名”;“其他应收款—临时备用金—部门/姓名”。

    (3)定额备用金配备表

    定额备用金配备表

    (4)归还:

    定额备用金实行年初借入,年末结账前结清的管理办法,实际支用后凭有效单据向财会部门报销,财会部门根据报销数用现金补足备用金定额,报销数时不再通过“其他应收款”账户核算。

    临时备用金需按时归还或及时报账冲销。出纳于每月25号前清理临时性个人备用金借款,并催促当事人及时归还借款或办理报账手续,财务经理负责协助催收。

    三、备用金管理

    1、定额备用金的管理:

    (1)根据工作需要、管理需要原则进行办理,额度根

    据支出业务变化,对使用对象和用途范围一年审定一次;

    (2)定额备用金实行专人借支专人负责的办法,不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人。

    (3)因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的,必须办理变更手续,变更方法采用借还两条线,即原责任人办理还款,新责任人办理借款。

    2、临时备用金的管理:

    (1)临时备用金包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款。

    (2)具体借支人为借支款项的责任人,转借或其他情况而没有办理相关财务手续的,财务不予承认。

    (3)临时备用金只能用于所申请的业务,不得挪作他用。

    (4)临时备用金由借款人以现金归还或费用报销抵冲。

    (5)部门负责人为各种临时性备用金归还的第一管理人,必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续。

    3、其他相关规定

    (1)借支不分金额大小,均须报董事长审批。

    (2)财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。

    (3)所有各种备用金,必须在年末进行彻底清理,不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,

    年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。

    (4)各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续,人事部门及其他相关单位、部门有义务及时通知财务部清帐,借款人员发生人事变动或离职,人事部门及其他相关单位、部门未通知财务部确认清账,造成借款无法收回的,造成的损失由相关责任单位或部门负责。

    篇三:公司备用金管理制度(修订)

    xxxxxxx有限公司

    备用金管理制度

    为了加强公司对各部门、分公司及各直营店备用金的管理,规范借款行为,提高资金利用效率,加强成本费用核算,减少资金损失,特制定本制度。

    一、本制度适用于公司各部门、分公司及所有直营店。

    二、备用金范围

    1、采购员零星采购备用金;

    2、个人因公出差零星开支备用;

    3、经常性的零星开支备用金;

    4、项目兼任财务人员备用金;

    5、其他备用金。

    三、实行备用金制度有利于各部门、分公司及各直营店工作人员积极灵活地开展业务,提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途。

    四、备用金借款和报销手续程序

    1 、工作人员需临时借用备用金时,先填写“借款单”,并按流程经部门领导、财务负责人审批签字。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整,审核无误后办理付款手续。

    2、 借款人员完成业务后应在三日内填写“报销单”,并经部门主管领导审批后,将“报销单”交审计部审核,审计部将审核无误的经财务负责人、总裁签字审批后的“报销单”转交财务部,财务人员根据审计后的“报销单”,办理报销手续。

    3、 财务中心应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。

    4、 借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

    5、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务中心根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。经管人员必须按月定期报销,前账未清,不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人同意后,方可延期。

    6、定额备用金和临时备用金申请、使用、归还适用上述规定。

    7、分公司、直营店财务部于每月月末对门店备用金进行实地盘点,编制《现金盘点表》;分公司及直营店于每月3号之前向公司总部上报上个月备用金使用情况。 五、备用金额度

    1、采购员借用的零星采购用款,单次不得超过5000元,超过5000元的材料采购,应由供货方持合法、真实、完整的原始资料,按规定的程序,经审核批准后,到公司财务部财务人员处办理货款支付、结算手续。

    2、备用金使用实行定额管理制度与临时管理制度相结合,定额借款必须由部门部门负责人签字,财务副总裁批准。

    3、因紧急状况,无法完成签字审批的不超过2000元的小额零星借款,借款人应通过电话等方式联系部门负责人及财务负责人,说明借款原因、金额,事后及时补交借款单;2000元以上临时借款必须经部门负责人签字,财务负责人批准后,出纳人员方可办理付款手续。

    4、员工因公出差借款,按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度,不得无故多借备用金。

    5、其他借款,根据实际情况核定金额。

    六、备用金使用审批权限

    备用金使用由分管副总裁签字批准,财务副总裁(特殊情况下财务总监也可)签字审批,部门负责人对备用金借款承担责任。

    七、借用备用金的人员应在当月内冲账,不得无故拖延,如借款清不完,不发放当月工资。

    八、 所有各种备用金,必须在年末进行彻底清理,不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。

    九、本制度由公司财务部负责解释和修订。

    十、本制度自下发之日起实施。


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